Trả lời:

• Người mua (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán
• Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN”

Trả lời:

• TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
• TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp (cá nhân) thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn

Trả lời:

• Trường hợp 1: Khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng Hóa đơn vào hoạch toán và khai Thuế

• Đối với các Hóa đơn hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng theo Khoản 3, điều 4, thông tư  số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 =>> Bên mua hàng Không phải ký lại Hóa đơn.
• Đối với Hóa đơn cho các loại hình cung cấp hàng hóa dịch vụ khác nếu Giữa bên Bán và bên Mua có các Hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Bảng kê chi tiết hàng bán, Biên bản giao nhận hàng bán, Phiếu thu…=>> Bên mua hàng Không phải ký lại Hóa đơn.
• Các trường hợp khác: Phải thực hiện ký số vào Hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

• Trường hợp 2: Khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn vào khai Thuế hoặc là khách hàng cá nhân: Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý

Trả lời:

• Hoàn toàn được. Theo quy định hóa đơn được lưu trữ 10 năm, hóa đơn điện tử cũng lưu trữ như vậy.
• Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn trên website được bên bán cung cấp hoặc tra cứu trực tiếp trên trang web của tổng cục thuế: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Trả lời:

• Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn
• Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Trả lời:

• Xem Hóa đơn,
• Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ,
• In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý),
• Chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa (có giá trị như hóa đơn giấy thông thường).

Trả lời:

Bên Bán thực hiện các công tác sau trước khi chính thức phát hành Hóa đơn điện tử:

1. 1. Làm công tác tuyên truyền với các khách hàng về dự kiến thời điểm áp dụng Hóa đơn điện tử bằng các hình thức sau:

• 1. • Gửi email cho khách hàng
     • Thông báo trên Website của Doanh nghiệp
     • Công bố báo chí (nếu thấy cần)
  2. Nhờ cơ quan Thuế ra văn bản gửi các Doanh nghiệp hoặc thông báo trên kênh truyền thông của cơ quan Quản lý Thuế trực tiếp của Doanh nghiệp

Trả lời:

Được phép. Chữ ký điện tử này sẽ được gửi kèm theo Hồ sơ khi đăng ký phát hành Hóa đơn với Cơ quan Thuế. Như vậy Doanh nghiệp được đăng ký 2 chữ ký số độc lập.

Trả lời:

• Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Lưu ý:

• Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện
• Giữa doanh nghiệp việc lập Văn bản có ký điện tử không khả thi khi thực hiện

• Sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi. (Các thức làm như hóa đơn giấy)

Trả lời:

• Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
• Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
• Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Lưu ý:

• Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
• Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

1. Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế,?

Trả lời:

• Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
• Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
• Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể: Bên bán hàng tra soát và lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Cơ quan Thuế: tra soát để xác định hóa đơn hủy.
• Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

Trả lời:

• Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
• Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Tùy theo quy định về tài chính của các đơn vị đặc thù, thời gian lưu trữ có thể sẽ hơn 10 năm (Ví dụ: Hóa đơn khám chữa bệnh lưu theo hồ sơ bệnh án tối thiểu là 15 năm)

Trả lời:

• Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:
  1. Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
  2. Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
• Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):
  1. Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn).
  2. Tích hợp qua Services.

Trả lời:

Phương án 1: Doanh nghiệp có thể phát hành đồng thời 2 loại hóa đơn, theo khoản 3 điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011:

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

Phương án 2: Nếu số lượng hóa đơn giấy còn ít, Doanh nghiệp không muốn phiền toái khi báo cáo cuối kỳ do phải tổng hợp từ 2 nguồn phát hành hóa đơn, Doanh nghiệp có thể làm thủ tục xin hủy số hóa đơn giấy còn lại.

Trả lời:

Không: Nếu cùng 1 giao dịch mua bán.

Có: Với các giao dịch mua bán khác nhau.

Khoản 03, điều 7, thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 quy định rõ: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau

(hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát

hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung

cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).

Trả lời:

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Trả lời:

Sau khi đáp ứng được tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần làm các thủ tục sau để phát hành HĐĐT (thực hiện như hóa đơn giấy):

1. Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC

2.  Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

3. Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần (+ Thông tin Chứng thư số nếu Doanh nghiệp sử dụng riêng Chữ ký số cho Hóa đơn điện tử – Không dùng chung với chữ ký số Kê khai thuế qua mạng).

Trả lời:

• Hóa đơn được phát hành: Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy; Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
• Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
• Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
  1. Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
  2. Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
  3. Hóa đơn điện tử
• Thông tư 39/2014/TT-BTC 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trả lời:

1. Giảm chi phí in ấn và chuyển phát (Chi phí kiểm soát được):

• In Hóa đơn giấy: Dao động từ 500 đồng/Hóa đơn (với các tập đoàn lớn như Petrolimex, VIETTEL… đặt phôi) đến 7.000 đồng/Hóa đơn (với các doanh nghiệp SMB đặt in hóa đơn).
• Chuyển phát Hóa đơn: trung bình khoảng 15.000 đồng/hóa đơn trên toàn quốc
• Giá hóa đơn điện tử dao động từ 400 đồng – 2.000 đồng/hóa đơn.

2. Giảm chi phí bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn  và các chi phí khác Doanh nghiệp không kiểm soát được:

• Chi phí lưu trữ hóa đơn giấy theo quy đinh là 10 năm: Đầu tư  nhân sự cho đối soát hóa đơn, thanh lọc/xử lý hóa đơn hết niên hạn lưu trữ; Đầu tư kho bãi lưu trữ hóa đơn giấy theo tiêu chuẩn (thiết bị lưu trữ, thiết bị PCCC, …)
• Rủi ro mất hóa đơn: Phạt từ 2.000.000 đến 20.000.000 đồng/hóa đơn (Theo điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC); Đầu tư nhân sự và thời gian để làm hồ sơ trình báo về việc mất hóa đơn,…

3. Giải quyết các bất cập về nghiệp vụ của Doanh nghiệp:

• Không đối soát được lượng hàng bán ra hoặc thu nợ với hóa đơn thực xuất
• Khó kiểm tra với Hóa đơn nghi ngờ là xuất khống
• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế thủ công (trong khi khai thuế là điện tử).
• Các nghiệp vụ xử lý Hóa đơn: Điều chỉnh, Thay thế, Hủy rất phức tạp. Đòi hỏi bên mua và bên bán phải gặp nhau để xử lý Hóa đơn.
• Khi hết hóa đơn, làm thủ tục đặt in hóa đơn và xin số của Cơ quan Thuế rất mất thời gian.

4. Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
5. Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.
6. Quá trình thanh toán nhanh hơn.
7. Góp phần bảo vệ môi trường.

Trả lời:

Hóa đơn điện tử:

• Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về: Bán hàng hoá và Cung ứng dịch.
• Được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Được ký bằng chữ ký điện tử (ký số).
• Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy thông thường.
• Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có nhu cầu.

Theo khoản 1 điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011:

“Hóa đơn điện tử” là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.